Как сделать хорошую конференцию | Блог ЛБК
открыть доступ

Как сделать хорошую конференцию

22.08.2018 | Управление

Саморазвитие играет огромную роль в жизни современных людей. Ежедневно проводятся мастер-классы, семинары, тематические конференции. В огромном потоке предложений люди часто записываются на многие мероприятия, а решение, куда пойти, принимают позже.

В результате организаторы видят пустые залы. Почему так происходит? Большое количество мероприятий позволяет людям сравнивать и выбирать. Так как сделать хорошую конференцию, на которую точно придут посетители? Читайте об этом в нашей статье.

Как организовать конференцию?

1. Поставить цель. Каким бы очевидным ни был этот этап, зачастую организаторы забывают задать себе главный вопрос: для чего я делаю конференцию? Именно от этой ключевой цели нужно отталкиваться на всех этапах организации.

Вот несколько вариантов:

  • для привлечения клиентов;
  • для удержания старых, поддержания их лояльности к компании;
  • для анонсирования нового продукта;
  • для заработка.

Важно помнить, что второй вашей целью всегда должно быть обучение участников.

2. Рассчитать бюджет. Поставленная цель поможет вам определиться с форматом. Для привлечения новых клиентов чаще всего делают бесплатные конференции. Чтобы понять, стоит ли игра свеч, попробуйте спрогнозировать эффект от проведения мероприятия.

Чтобы заработать на конференции, придется особенно постараться и хорошо все просчитать. Сможете провести мероприятие в модном месте, с популярными спикерами и высоким уровнем организации? Тогда дерзайте! Для аншлага нужно, чтобы люди хотели быть на вашей площадке и покупали билеты задолго до события.

3. Определить время и место проведения. Если конференция будет только для местных жителей, то лучше назначать ее на будний день. Если приедут иногородние или иностранные гости, удобнее выбрать выходной. Опытные организаторы не советуют начинать конференцию до 10-11 часов утра.

Нужно учитывать интересы слушателей и спикеров: одни могут не проснуться или не успеть добраться к первому выступлению в 9.00, вторые могут сильно расстроиться из-за пустого зала. Особенно это касается крупных городов. К выбору места нужно подходить с учетом специфики темы конференции.

Мероприятие для мам можно провести в детском центре, конференцию по йоге — на открытом воздухе, а встречу предпринимателей — в конференц-зале солидного отеля. При выборе локации сразу оцените, как до нее будут добираться люди. Заранее продумайте все детали: кофе-брейк, кейтеринг, техническую оснащенность помещения.

Есть желание запустить собственное дело, но не знаете, с чего начать? Можно заранее проверить свои навыки и узнать много нового о развитии бизнеса, не выходя из дома. Попробуйте себя в бесплатной бизнес-игре «Твой старт» и начните строить собственную компанию!

4. Подогревать интерес. Вам нужно, чтобы люди хотели посетить вашу конференцию, чтобы дата ее проведения была помечена красным в их ежедневниках. Сделайте так, чтобы еще до старта конференция была на слуху у максимального числа людей.

Для продвижения хорошо подходят социальные сети: создайте страницу мероприятия, публикуйте анонсы, представляйте спикеров, дарите подарки от партнеров или билеты за репост.

Быть на виду можно и с помощью других инструментов:

  • рассылка о конференции по электронной почте;
  • реклама;
  • промоакции с подарками от партнеров;
  • обзвон вашей базы клиентов.

5. Правильно рассчитать время программы и не перегружать слушателей. Конференция должна быть динамичной, информативной, а главное – не скучной. Рекомендуется каждую секцию делать по 1,5-2 часа, а выступления спикеров не длиннее 40 минут с учетом вопросов. На этапе планирования ставьте себя на место посетителей, учитывайте их интересы.

Помните о том, что людям нужна разгрузка: обсудить услышанное, выпить кофе, познакомиться друг с другом. Сделайте из вашего мероприятия праздник для посетителей – это точно приведет вас к успеху.

6. Тщательно отбирать контент. Совсем не обязательно спикерами на вашей конференции должны быть только звездные эксперты. Вполне достаточно пригласить одного-двух известных ораторов и дополнить программу людьми, которые знакомы с темой изнутри.

Гораздо важнее проработать сами доклады, заранее запросить материал у спикеров и ознакомиться с ним. Лучшие конференции проходят по единому сценарию, когда один доклад как бы продолжает другой, у посетителей создается впечатление прочитанной книги.

7. Быть везде. Ваша задача – держать под контролем все этапы организации конференции. Чтобы ничего не упустить, лучше разделить задачи среди членов команды. Следить необходимо не только за тем, чтобы посетители узнали о мероприятии и пришли на него, но и за спикерами. Необходимо, чтобы весь материал и все технические моменты были продуманы заранее.

Как выбрать бизнес-школу

8. Выбирать в команду единомышленников. Как провести конференцию, если у вас нет сплоченной команды? Никак! Потому что это мероприятие напрямую зависит от людей, которые его делают. Цель конференции должна быть единой для всех.

Нужно, чтобы каждый этап был продолжением другого, чтобы все элементы работали как один. Вы должны быть уверены, что Петя ответит на все вопросы посетителей и партнеров через электронную почту, даже если вся эта информация есть на сайте.

Перед тем, как придумать конференцию, оцените актуальность ключевой темы. Если она отвечает на интересующий аудиторию вопрос — приступайте к организации. Если нет — корректируйте тему. Популярность всевозможных образовательных встреч только растет, поэтому у вас есть главный козырь – интерес людей к ним. Тщательная организация и креативность обязательно приведут вас к отличному результату.

За последние годы высокую популярность набрали конференции, посвященные сфере интернета и высоких технологий. Это связано с огромной скоростью развития этих областей и желанием аудитории быть в курсе последних тенденций. Digital-конференция – отличный способ заявить о своей компании. Читайте в нашей статье о том, как продать билеты на такое мероприятие!

Похожие материалы

Управление

Как продвигать мероприятие

26.04.2018