Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника? | Альянс Свободных Предпринимателей | Блог
Личный кабинет
Альянс свободных предпринимателей
Альянс свободных предпринимателей

Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника?

Говорят, что короля делает свита. Именно свита — это несокрушимый столп, на котором держится все королевство. Без кого же нельзя обойтись любой компании? Без кого начальники и руководители не представляют работу фирмы?

Конечно же, без личных помощников. Сейчас в компаниях cуществуют различные виды административных позиций, и в них легко можно запутаться. Давайте разберемся, в чем разница между секретарем-референтом, персональным ассистентом, личным помощником, и какие должности еще существуют.

Душа с телом, как секретарь с делом

Секретарь нужен всем фирмам и компаниям. Он — незаменимый человек в офисе. На его плечи ложатся не только элементарные задачи (встретить клиентов, принести кофе), но и важные функции, помогающие ускорить работу руководителя и офиса. Основные обязанности секретаря:

  • работа с документацией;
  • обработка корреспонденции;
  • организация телефонных переговоров.
  • Секретарь — сотрудник образованный и толковый. Поэтому даже не думайте брать на эту должность человека, который:
  •  не умеет работать с компьютером и оргтехникой;
  • грубит и не знает элементарных правил этикета;
  • не готов постоянно учиться и выполнять порой слишком однообразную и скучную работу.

Промежуточную позицию между обычным секретарем и личным помощником занимает секретарь-референт. Он работает с документацией, организует встречи, протоколирует совещания, выполняет отдельные поручения начальства. Сейчас такая должность встречается крайне редко, обычно функции секретаря-референта ложатся на личного помощника.

Личный помощник — кто это?

Если вы — руководитель крупной фирмы, то понимаете, что без личного помощника вам не обойтись. А если вы только открыли свое дело, то представьте себя во главе огромной корпорации. Вам постоянно нужно решать массу мелких и серьезных вопросов, общаться с множеством сотрудников и клиентов. В такой ситуации у вас есть два выхода: либо научиться клонировать себя, либо нанять личного помощника.

Самое главное преимущество личного помощника — он подчиняется только вам (но это не значит, что он — ваш личный раб). Его основная обязанность — освободить начальника от любых административных и организационных проблем. Такой сотрудник должен сделать вашу работу максимально комфортной.

Ему можно поручить не только дела фирмы, но и любые мелкие задачи: бронирование путевок, покупка подарков, взаимодействие с членами вашей семьи. Перед тем, как нанять на работу личного помощника, убедитесь, что вам приятно с ним общаться. Вы должны быть с ним «на одной волне», иначе любые его действия будут вас раздражать.

Если вам нужен сотрудник, выполняющий поручения личного характера, то вам следует нанять персонального ассистента. Он будет решать вопросы, связанные только с вашей личной жизнью: организация семейных торжеств, планирование отдыха, покупка подарков и т.д.

 Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается?

Бизнес-ассистент — ваша правая рука. Если личный помощник больше занимается вашими личными вопросами, то в обязанности ассистента входит организация бизнес-процессов. Основные задачи бизнес-ассистента:

  • планирование графика работы руководителя;
  • ведение проектов;
  • организация переговоров.

На эту должность лучше всего брать человека, который разбирается в деятельности вашей компании. Бизнес-ассистент должен уметь сам принимать решения и справляться с рабочими вопросами без вашего участия.

Немаловажное требование к ассистенту — отсутствие излишних амбиций. Удивлены? Но ничего странного здесь нет. Бизнес-ассистент должен выполнять часть работы за руководителя, а руководитель должен уметь пользоваться плодами этой работы.

Таким образом, трудится ассистент, а все лавры достаются начальнику. Человек, занимающий должность бизнес-помощника, должен быть к этому готов.

 Какой должна быть свита короля?

Вы, конечно, — не король, но свита вам нужна. Личный помощник, секретарь, бизнес-ассистент — все они должны обладать определенными качествами. Вот список основных требований, которые вы должны предъявить к сотруднику, приближенному к вам:

  • Высшее образование. Секретарь не только приносит чай и кофе, он должен понимать, что происходит в компании и уметь поддержать беседу любого характера.
  • Преданность. Это чуть ли не основное требование к сотруднику, который приближен к шефу. Вы должны быть уверены, что ваш помощник не будет разглашать секреты и тайны, имеющие отношение не только к фирме, но и к вашей личной жизни.
  • Тактичность. Такой сотрудник должен уметь производить хорошее впечатление и на вас, и на своих коллег, и на клиентов с партнерами.
  • Сообразительность. Помощник должен быстро решать любые возникающие вопросы и не перекладывать на плечи начальства то, что он в состоянии сделать сам.

Теперь вы знаете, чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника. Безусловно, сильных различий между такими должностями нет, и очень часто начальники поручают все эти задачи одному секретарю. Однако руководителям больших компаний не справится без нескольких приближенных сотрудников.

Именно поэтому появилось такое большое количество разных должностей, схожих по обязанностям. Так или иначе, решать вам: кого нанимать и какие задачи ему поручать. Главное, чтобы новый сотрудник был готов к выполнению своих обязанностей.

Недавно открыли свой бизнес или только мечтаете о прибыльном деле? Советуем присоединиться к бесплатной бизнес-игре «Твой старт». Советы профессионалов помогут вам уверенно двигаться вперед к самым заоблачным вершинам!