Этикет деловой переписки | Блог ЛБК
открыть доступ

Этикет деловой переписки

25.04.2018 | Email маркетинг

Деловая переписка по электронной почте актуальна для каждой компании, потому что деловое письмо является связующим звеном между компаниями и просто отделами одной фирмы, юридическими и физическими лицами.

Выполнение заказов, ответы на полученные письма, напоминание о себе, получение информации — все это требует навыков делового письма. Переписка формирует образ компании, поэтому важно научиться правильно составлять деловые письма.

Деловые письма коммерческого характера позволяют совершать определенные договоренности перед началом сделки, а также являются доказательствами каких-либо договоренностей в случае судебного разбирательства. Несмотря на то, что компании могут договариваться между собой устно, с помощью делового письма они закрепляют свои договоренности, и это является важным официальным документом.

Как правильно написать деловое письмо

1. Простые предложения. При написании делового письма лучше использовать простые предложения, без витиеватых фраз. Краткость и понятность делового вопроса — главные составляющие деловой переписки.

2. Эмоциональность. Не будьте излишне вежливыми или грубыми, не используйте лишние подробности. Лучше использовать предложения без эмоциональной окраски и личного отношения к делу.

3. Структура. Стандартная структура делового письма состоит из трех составляющих. Четкая структура помогает экономить время на написание письма, его прочтение и восприятие.

 

деловая переписка

Что входит в структуру делового письма:

— Реквизиты отправителя и получателя;
— Дата написания письма;
— Заголовок или тема письма;
— Обращение;
— Вводная часть;
— Основная часть;
— Заключение;
— Подпись.

4. Язык и текст делового письма характеризуются единообразием речевых средств. Письмо должно быть написано нейтрально и четко, без эмоциональной составляющей, которая характеризует личность автора. Все факты следует излагать сухо и конкретно, без эмоциональной окраски. Задача делового письма — объективно изложить факты и сделать конкретное предложение либо договориться о чем-то. Важна логически выстроенная последовательность изложения.

Следует разбивать текст на абзацы, тем самым показывая переходы от одной мысли к другой.

5. Начало делового письма и окончание. Начать деловое письмо необходимо с обращения к адресату, можно использовать указание должности адресата в обращении к нему, но лучше всего обращаться по имени. Далее необходимо объяснить цель письма, какова причина обращения к адресату.

В конце письма следует подвести итог того, что говорилось в основной части и должно быть сделано предложение. Здесь лучше ограничиться несколькими фразами.

деловая переписка

Фразы деловой переписки

Мотивы написания письма

— В ответ на вашу просьбу
— В связи с ….
— В соответствии с ….

Цель написания письма

— Доводим до Вашего сведения
— В целях решения вопроса…
— Согласно Вашему предложению…
— Исходя из № пунктов договора….

Просьба

— Прошу сообщить
— Прошу Вас принять меры….

Предложения

— Предлагаем Вам…
— Мы можем предложить Вам…

Напоминания

— Напоминаем Вам, что…

Благодарности

— Благодарим Вас!
— Позвольте поблагодарить Вас

Окончание письма

— С уважением, …
— С наилучшими пожеланиями, …

_______________________________________________________________________________________________
Понравилась статья? Кликайте «Мне нравится!»

Вы хорошо трудились над созданием своего сайта, да вот незадача — посетители попадают на главную страницу и покидают ваш сайт, даже не познакомившись со спектром услуг? Причиной этого безобразия может быть… неэффективный текст главной страницы!

Поэтому прямо сейчас читайте статью «Как написать текст для главной страницы».