Как найти бизнес-ассистента | Альянс Свободных Предпринимателей | Блог
Личный кабинет
Альянс свободных предпринимателей
Альянс свободных предпринимателей

Как найти бизнес-ассистента

Ваша компания стремительно развивается и вы уже не справляетесь со всеми делами? Тогда пришло время разгрузить себя и найти хорошего личного помощника.

В этой статье мы расскажем, кто такой бизнес-ассистент, зачем он нужен и как вам подобрать идеального сотрудника. Воспользуйтесь нашими советами и вы поймете, как найти ассистента в свой бизнес, который поможет улучшить и ускорить ваш рабочий процесс.

Что за птица этот гусь?

Кто же такой бизнес-ассистент и чем он отличается от секретаря? Если вы думаете, что личный помощник руководителя — это только принеси кофе, вызови такси и развлеки гостей, то вы глубоко ошибаетесь.

Бизнес-ассистент — это некий многорук и многоног, который берет на себя все ваши рутинные обязанности и контролирует работу компании. Проще говоря, это ваша правая рука, человек, который при необходимости может вас полностью заменить.

В его обязанности может входить все, что угодно, это зависит от ваших запросов и особенностей работы фирмы. В основном на плечи бизнес-ассистента ложатся следующие задачи:

  • Управление графиком руководителя. Ваш помощник должен составлять ваш бизнес-календарь и помогать вам справиться со всеми делами.
  • Проведение рабочих мероприятий. Ассистенту должно быть под силу не только организовать любые переговоры, но и при необходимости самостоятельно их провести.

  • Работа с документами. Еще одна задача ассистента — оформление деловых бумаг. Однако чаще всего ведение документации полностью поручается секретарю, бизнес-ассистент только контролирует этот процесс.
  • Поддержание деловых контактов. Пожалуй, это одна из самых важных обязанностей помощника руководителя. Он должен быть способен найти общий язык с любыми клиентами и партнерами, быть всегда доброжелательным и общительным.
  • Работа заместителем. Ассистент должен уметь организовывать деятельность фирмы, контролировать сотрудников и самостоятельно решать любые бизнес-вопросы. Вы должны не бояться в случае необходимости оставить на него компанию.   

Таким образом, в обязанности помощника руководителя в основном входит решение серьезных бизнес-задач, но при этом ассистент должен быть готов выполнять поручения личного характера.

Поэтому вы должны полностью доверять ему и быть уверенными в том, что он вас не подведет в любой ситуации.

Персональный ассистент — это робот?

Итак, вы хотите узнать, как найти идеального бизнес-ассистента. Перед тем как приступить к поискам, советуем определиться с обязанностями вашего нового сотрудника.

Вы должны четко понимать, что именно будет делать ассистент и на основе этого выделить основные качества вашего будущего помощника. Вот стандартный перечень требований к бизнес-ассистенту:

  • Всегда быть на связи. Персональный помощник должен отвечать на ваши звонки в любое время суток, даже если у него выходной или он в отпуске. И тут не прокатит: я не слышал звонок, не успел подойти, телефон разрядился.
  • Мыслить наперед. Бизнес-ассистент всегда на несколько шагов впереди, он знает, что после переговоров вы захотите кофе, а этого конфликтного клиента к вам лучше не подпускать. При этом вам не нужно говорить об этом помощнику, он должен сам предугадывать ваши поступки и желания.
  • Отличаться многозадачностью. Если вы хотите нанять личного ассистента и меньше работать самому, то вам нужен сотрудник, готовый выполнять несколько дел одновременно. При этом он должен с легкостью решать нестандартные задачи и не ждать вашей похвалы.
  • Быть коммуникабельным. Бизнес-ассистент всегда в хорошем расположении духа, он может поддержать любую беседу, пошутить и поднять настроение своему начальнику и коллегам.

Складывается впечатление, что бизнес-ассистент — это настоящий робот, не так ли? Он не грубит, не злится, не плачет, всегда готов выполнять поручения, и работать сутки напролет.

Не удивляйтесь, найти такого сотрудника можно, но все же советуем относиться к своему помощнику не только как к рабочей силе, но и как к человеку, которому тоже нужен отдых и время на восстановление сил.

Ты узнаешь его из тысячи…

С местом поиска сотрудников у руководителей компаний обычно не возникает сложностей, благо сейчас есть множество сайтов, где можно опубликовать вакансию.

Но как найти идеального персонального ассистента? Для начала пообщайтесь с кандидатом, узнайте о его опыте работе, целях и навыках. Вопросы на собеседовании могут быть следующими:

  • Какое у вас образование?
  • Где вы работали до этого?
  • Что вы хотите получить от этой должности?
  • Готовы ли вы работать 24/7?
  • Способны ли вы выполнять множество дел одновременно?
  • Вы стрессоустойчивы?
  • Как справляетесь со сложными ситуациями?

Чтобы понять, как работать с бизнес ассистентом и что от него ожидать, советуем не верить кандидату на слово. Проверьте его способности прямо на собеседовании. Уроните ручку или пролейте воду и посмотрите на реакцию кандидата.

Хороший сотрудник сразу же поможет вам. Предложите составить ассистенту текст делового письма, так вы сможете узнать о его грамотности и понять, насколько он быстро справляется с задачами.

Есть еще один отличный способ проверить внимательность сотрудника. Дайте кандидату в ваши помощники тест из 20 заданий и скажите, что его следует выполнить за 30 секунд.

В самом первом пункте укажите что нужно сделать только одно задание. Внимательный человек моментально вникнет и сможет быстро выполнить тест, другие расстроятся и скажут, что не успели.

Как найти умного и работоспособного ассистента думаем вам понятно, но как руководителю найти помощника, подходящего именно ему? Человек может быть идеальным кандидатом на эту должность, но лично вас он может раздражать.

Поэтому советуем проводить собеседования самостоятельно. Только во время очной беседы вы сможете понять, комфортно ли вам общаться с человеком, найдете ли вы общий язык. Доверяйте своей интуиции и помните, что вы выбираете себе заместителя, а не обычного секретаря.

Только мечтаете почувствовать себя в роли начальника? Не можете решиться открыть свое дело? Тогда присоединяйтесь к бесплатной бизнес-игре «Твой старт». Мы поможем вам отбросить все сомнения и воплотить самые нереальные мечты в жизнь!