Как найти личного помощника? | Альянс Свободных Предпринимателей | Блог
Личный кабинет
Альянс свободных предпринимателей
Альянс свободных предпринимателей

Как найти личного помощника?

Довольно часто в компаниях происходит настоящая путаница с обязанностями личного помощника. Некоторые начальники не понимают, зачем он вообще нужен, когда есть секретарь, а кто-то считает, что одного помощника недостаточно. Давайте попробуем разобраться, в чем заключается работа личного ассистента и где его найти.

Лидочка, кофе срочно!

Личный помощник должен уметь делать кофе и заваривать чай. Вроде бы, ничего сложного, но новичок может не справиться с такой задачей. Слишком крепкий или недостаточно сладкий напиток запросто испортит настроение шефу. И тогда день начальника начнется с негативных эмоций, а значит, его плохое настроение отразится на подчиненных.

Таким образом, атмосфера в коллективе напрямую зависит от личного ассистента. Конечно, дело тут не только в кофе, но и в общении с коллегами и партнерами. Личный помощник — связующее звено между руководителем и окружающим его миром.

Любопытная Варвара

Кто в курсе всех дел жителей дома? Конечно, бабушки у подъезда. Ваш личный помощник должен уметь совмещать в себе “таланты” любопытных бабушек и опытных следователей. Он должен знать, почему Марья Ивановна из бухгалтерии затеяла войну против отдела кадров, что стало причиной противостояния и что послужило поводом.

А еще личный ассистент обязан предложить шефу способ примирения коллег. Таким образом, ваш помощник должен превратиться в любопытную Варвару, при этом приложить все усилия, чтобы нос у него никто не оторвал. Сотрудники должны доверять приближенному шефа и делиться с ним тайнами и секретами.  

Человек-стратег

Основная задача личного помощника — создавать комфортные условия для работы начальника. Поэтому он должен продумывать все рабочие моменты до мелочей.

Если шеф отправляется в командировку, то ассистент обязан не только купить билеты, заказать трансфер с аэропорта и забронировать отель, но и проконтролировать, чтобы начальнику приготовили любимое блюдо на завтрак, посадили на конференции рядом с нужным партнером, сразу же дали пароль от Wi-Fi и т. д.

Даже рядовые встречи с партнерами должны быть продуманы наперед. Ассистенту нужно заранее изучить человека, с которым его шеф будет вести переговоры.

Опытный помощник не только подберет комфортное для партнера место встречи, но поставит на стол его любимый напиток и предупредит начальника о тех вещах, которые могут не понравиться собеседнику.

Представьте, как будет приятно партнеру, когда на столе сразу же будет стоять бокал с его любимой кока-колой, а не обычная минералка. Тогда разговор явно начнется с приятных нот.

Все и даже больше!

У личного помощника нет границ, он может справиться с любой невыполнимой задачей. Помните, как в фильме “Дьявол носит “Prada” главной героине нужно было достать для дочек начальницы экземпляр новой книги о Гарри Поттере, которая еще не поступила в продажу?

И от успеха этого мероприятия никак не зависело будущее компании, но на настроение шефа неудача могла сильно повлиять! Таким образом, в обязанности ассистента входят не только рабочие вопросы, но и личные дела начальника. Поэтому выбирайте сотрудника, который готов с легкостью справиться с любым вашим поручением.

Где прячутся таланты?

Теперь вы понимаете, как работает личный помощник и какие сложные задачи он должен решать. Поэтому найти хорошего ассистента не так-то просто. Для поиска такого сотрудника вы можете воспользоваться личными или профессиональными связями. Так вам удастся найти человека, которому вы сможете полностью доверять.

Человек с улицы может оказаться карьеристом, желающим занять ваше место или же лгуном и обманщиком. Поэтому многие начальники берут на должность личного помощника сыновей/дочерей коллег, партнеров или друзей.

Не знаете, как найти идеального персонального ассистента, который будет готов выполнять все ваши поручения? Отдайте предпочтение молодым людям, которые недавно окончили университет.

Такие сотрудники очень активны и трудолюбивы. Правда, их придется всему обучать, но их легко можно подстроить под себя. К тому же, молодые ассистенты не испорчены корпоративными интригами и не будут участвовать в войне бухгалтера Марьи Ивановны.

Если вам нужен личный помощник-заместитель, то выбирайте сотрудника с опытом работы, который разбирается в вашей сфере и понимает все аспекты бизнеса. Вы сможете поручить ему ведение сложных переговоров, отправить на важную конференцию или доверить тяжелый проект. Так вам удастся снять большинство мелких обязанностей со своих плеч и заняться более серьезными делами.

Помощник руководителя: как найти «своего» человека

Искать ассистента не обязательно только в своем окружении. Вы можете воспользоваться интернетом и устроить собеседования с понравившимися кандидатами. Главное — во время беседы распознать “своего” человека. Обычно хороший сотрудник чувствуется буквально с первых минут разговора, это как любовь с первого взгляда.

Вы сразу понимаете, комфортно вам с ним или нет. Первое впечатление играет большую роль: внешность, одежда, манеры, темперамент. Но не менее важно найти с кандидатом общий язык. Не бойтесь задавать ему личные вопросы, так вам удастся узнать его ближе и понять, легко ли вам будет с ним работать.

Требования к ассистенту зависят от специфики вашей работы. Если вы не знаете, как найти личного помощника, с которым будет комфортно не только вам, но и всему коллективу, то советуем обратить внимание на следующие качества идеального сотрудника:

  • стрессоустойчивость,
  • внимательность,
  • сообразительность,
  • многозадачность,
  • ответственность,
  • общительность,
  • преданность.

Очень важно, чтобы ассистент мог предугадывать ваши желания, старался мыслить как вы и понимал, что вы чувствуете. С таким сотрудником вы точно сработаетесь, да и вашим коллегам будет с ним легко общаться.

Итак, теперь вы знаете, где и как найти личного помощника, осталось только выбрать из всех кандидатов идеального. Советуем вам доверять своей интуиции, если вы с человеком на одной волне, то смело берите его в штат, даже если он молодой и неопытный. Успехов вам в поиске!

Недавно открыли фирму или только планируете начать зарабатывать на своем деле? Присоединяйтесь к бесплатной бизнес-игре «Твой старт». Вас ждет много полезной и интересной информации, которую вы не найдете на просторах интернета.

Похожие материалы