Если вы работаете в интернете, то с чек-листами знакомы не понаслышке. Чек-лист (англ. Chek list — контрольный список), по сути, небольшая шпаргалка с указанием выполнения необходимых действий для достижения определенных результатов.
Скорее всего, вы сами ежедневно пользуетесь чек-листами, заполняя в Todoist список предстоящих дел.
К тому же, чек-лист может использоваться для проверки выполнения работы сотрудников, для напоминания необходимых действий самому себе и коллегам по работе.
Как правильно составить чек-лист, чтобы работа была эффективной? Об этом в нашей статье!
Зачем нужен чек лист
1. Чек-лист — это список, который содержит ряд необходимых пунктов для какой-либо работы или процедуры.
Выполняя работу, каждый сотрудник может отмечать пункты из списка, и это позволит узнать о состоянии выполнения этой работы, а также на каком этапе реализации проекта находится ваш коллега.
Часто в спешке можно легко забыть важную деталь. Эффективный чек-лист позволяет отследить, все ли пункты для завершения задачи были выполнены.
Так, сотрудники могут заменять друг друга в случае появления форс-мажорных обстоятельств. Потому что легко смогут сверять свои действия с чек-листом. К тому же, чек-лист позволит избежать многих ошибок по невнимательности.
2. Экономия рабочего времени. С чек-листом на выполнение одной задачи будет тратиться гораздо меньше времени, потому что сотрудники четко видят, что им необходимо конкретно сделать, а не тратить время попусту на продумывание плана работы. Это все позволяет повысить эффективность работы офиса и компании в целом.
3. Чек-лист — единица контента. Помимо практической пользы в рамках работы фирмы, чек-листы также используются в качестве контента для информационных ресурсов, для блогов, для рассылки или групп социальных сетей. Потому что-чек лист можно опубликовать в виде отдельной статьи для сайта.
4. Повышается скорость обучения новых сотрудников. Когда в компании есть база готовых чек-листов по выполнению различных задач, то ввести в курс дела нового сотрудника не составит труда, достаточно коротко рассказать суть задачи и дать чек-лист для самостоятельной работы.
5. Высокий результат и уменьшение числа ошибок.
Чек-листы могут применяться в самых разных отраслях: существуют чек-листы для маркетологов, официантов, дизайнеров, пилотов, организаторов проектов и т.д.
Работа с чек-листом сводится к тому, что выполнив одно действие, его следует отметить в чек-листе. Таким образом, отмечая все пункты, можно увидеть, как скоро и насколько эффективно выполнена работа.
Например, менеджер по продажам может использовать чек-лист при проведении переговоров с клиентом по телефону и сверять пункты, которые они обсудили с клиентом. Так, все важные детали разговора будут всегда перед глазами у менеджера и он будет понимать, что ничего не забыл сообщить клиенту.
Кстати говоря, если вы пользуетесь таск-менеджерами, то вы ежедневно составляете чек-листы для эффективности работы и жизни в целом. Главное правило для составления чек-листов: один пункт — одна операция.
Как составить чек-лист
Работа с чек-листом сводится к составлению контрольного списка предполагаемых дел. Ввиду своей универсальности, чек-листы распространены во всех областях жизни. К тому же, главный показатель ценности чек листа — это краткость и четкость обозначенных действий, которые необходимо совершить, двигаясь к достижению результата.
Когда вы записываете необходимые действия, то вырисовывается нужная последовательность задач, поэтому хорошо продумайте каждый пункт вашего чек-листа.
1. Составить чек-лист просто: каждый пункт — это минимальная полная операция, требующая выполнения. Желательно прописывать каждый пункт в утвердительной форме: «визитки разработаны, товары заказаны, переговоры проведены».
2. Используйте не более 20-25 пунктов.
3. Идеальный чек-лист предполагает наличие отметки о выполнении задачи.
4. Каждый пункт значим для целостности всей системы и его отсутствие может нарушить эту целостность.
5. Чек-лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать. Поэтому обязательно используйте нумерованные списки.
6. Распечатайте чек–лист для удобства работы, чтобы каждый сотрудник мог брать его при необходимости и держать под рукой.
Можно давать еще много советов по составлению чек-листа, тем не менее, лучше наглядно посмотреть, как составлены наши чек-листы в Лаборатории Бизнес Кейсов, и станет понятно, как вы можете составить собственный лист для проверки работы сотрудников или подготовки к важным мероприятиям.
Переходите в раздел «Чек-листы», и вы найдете информацию о том, как найти подрядчика за 14 дней, 8 стратегий использования видео для продвижения бизнеса, 10 формул для создания темы письма и многое другое!
Получите план по созданию онлайн-бизнеса с доходностью 200-500 тысяч рублей за 120 дней. Записывайтесь на открытый онлайн-мастер-класс!
Понравилась статья? Кликайте «Мне нравится» и делитесь с коллегами в социальных сетях!
